工程资料管理是工程项目全生命周期中的重要环节，其规范性、系统性和完整性直接影响工程质量的追溯、项目的顺利推进以及后期的运维管理，随着建筑行业的快速发展，工程资料管理逐渐从传统的纸质化、分散化向数字化、集成化转型，相关研究和实践也日益深入，本文通过梳理工程资料管理的核心参考文献，从理论基础、技术应用、实践策略三个维度,为相关研究者和从业者提供参考。
在理论基础方面，《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2025）是工程资料管理的核心国家标准，明确了工程资料的分类、归档范围、质量要求及保管期限，为资料管理提供了统一的技术依据。《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T 185-2009）从施工企业角度出发，详细规定了资料的形成、收集、整理、组卷和移交流程，强调了过程控制与责任追溯的重要性，理论研究中，王卓甫等在《工程项目管理》中指出，工程资料管理是项目信息管理的重要组成部分，需与进度、成本、质量等管理模块协同，避免“重进度、轻资料”的现象，刘伊生主编的《建设工程项目管理》则进一步提出，资料管理应遵循“同步形成、规范整理、及时归档”原则，确保资料的真实性、完整性和有效性。
技术应用是当前工程资料管理的研究热点，随着BIM（建筑信息模型）技术的普及，BIM与资料管理的融合成为趋势，张建平等在《基于BIM的建筑工程资料管理研究》中提出，通过BIM模型与工程资料的关联，可实现资料的动态查询、可视化管理和全生命周期共享，有效解决传统资料管理中“信息孤岛”问题，云计算、大数据技术的应用也为资料管理提供了新思路。《智慧工地背景下工程资料数字化管理探析》一文指出，基于云平台的资料管理系统可实现多终端协同操作、实时备份和权限控制，大幅提升管理效率,下表对比了传统资料管理与数字化管理的核心差异：
| 管理维度 | 传统资料管理 | 数字化管理 |
|---|---|---|
| 存储方式 | 纸质档案，易丢失、损坏 | 电子档案，云端存储，安全性高 |
| 查阅效率 | 人工翻阅，耗时费力 | 关键词检索，快速定位 |
| 协同共享 | 传递不便，易出现版本混乱 | 多终端实时同步，权限分级管理 |
| 生命周期管理 | 依赖人工整理，易遗漏 | 自动关联项目节点，全程追溯 |
实践策略层面，相关文献强调需从组织、制度、技术三个层面构建管理体系，在组织保障上，应设立专门的资料管理部门或岗位明确岗位职责，如《施工企业工程资料管理手册》建议配备资料员、技术负责人、项目经理三级审核机制，制度建设方面，需制定详细的《工程资料管理办法》，明确资料的编制标准、审核流程和奖惩措施。《某高速公路项目资料管理实践》案例中，通过引入“资料管理积分制”，将资料质量与绩效考核挂钩，显著提升了资料的及时性和规范性，技术应用上，企业可根据项目规模选择合适的资料管理软件，如中小型项目可采用轻量化SaaS工具,大型复杂项目则可集成BIM平台实现精细化管理。
工程资料管理的研究与实践正朝着标准化、数字化、智能化的方向发展，随着物联网、人工智能等技术的进一步融合，工程资料管理将实现更高效的自动化采集、智能分析和风险预警,为工程项目的精益化管理提供有力支撑。
相关问答FAQs
Q1：工程资料管理中，如何确保电子档案的法律效力？
A：为确保电子档案的法律效力，需满足以下条件：①采用符合《电子签名法》要求的电子签名或时间戳；②通过加密技术防止档案被篡改，并保留操作日志；③遵循《建设工程电子文件归档规范》（GB/T 50328-2025）的归档流程，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性；④定期进行备份和迁移，保障长期可读性，关键电子档案可打印纸质版并同步归档，形成“双套制”管理。
Q2：中小型施工企业如何低成本推进工程资料数字化管理？
A：中小型施工企业可采取以下低成本策略：①优先选择轻量化SaaS型资料管理平台，按需付费，减少硬件投入；②利用现有办公软件（如Excel、云盘）建立简易资料库，逐步过渡到专业工具；③培训兼职资料员掌握数字化操作技能，避免专职岗位成本；④与监理、建设单位协商统一资料管理标准，减少重复劳动；⑤优先对关键工序（如隐蔽工程、验收资料）进行数字化,逐步覆盖全流程。
