核心概念：三种主要方法
在 Word 中处理参考文献，主要有三种方法，各有优劣：
-
手动输入：最原始的方法，直接在正文中输入
[1]，然后在文末手动创建参考文献列表。- 优点：无需任何工具。
- 缺点：强烈不推荐！ 当增删或调整引用顺序时，正文和文末的列表都需要手动修改，极易出错，效率低下。
-
使用 Word 自带的“引文和书目”功能：这是 Word 内置的功能，可以管理文献列表并自动生成引用和参考文献。
- 优点：无需安装额外软件，集成在 Word 中，操作相对简单。
- 缺点：功能相对基础，支持的期刊样式有限，有时格式不够精准，管理大量文献时体验不佳。
-
使用专业文献管理软件（强烈推荐）：这是目前学术界最主流、最专业、最高效的方法，通过 Word 插件与软件（如 EndNote, Zotero, Mendeley）联动，实现文献的插入、管理和格式化。
- 优点：
- 自动化：一键插入、格式化、生成列表。
- 海量文献库：方便地收集、整理、搜索和阅读文献。
- 格式精准：支持全球数千种期刊、学校和机构的引用格式。
- 同步与协作：文献库可在多台电脑间同步，方便团队协作。
- 缺点：需要安装和初步学习使用文献管理软件。
- 优点：
使用 Word 自带的“引文和书目”功能
这种方法适合对文献数量不多、格式要求不特别复杂的用户。
步骤 1：添加引文来源
- 打开“引文和书目”工具：点击菜单栏的
引用选项卡。 - 选择样式：在
引文和书目组中，点击样式下拉菜单，你可以从列表中选择一个预设样式，如APA (第6版)或GB/T 7714-2025，如果没有你想要的，可以选择APA (第7版)，然后在后续步骤中手动调整。 - 添加新源：点击
添加新源。 - 填写文献信息：在弹出的对话框中，选择文献类型（如“书籍”、“期刊文章”等），然后填写作者、标题、年份、出版信息等所有必要字段。
- 确定：点击
确定，Word 会将这条文献添加到你的“源”列表中。
步骤 2：在正文中插入引文
- 将光标定位到你想要插入引用的位置。
- 在
引用选项卡中，点击插入引文。 - 在下拉列表中,选择你刚刚添加的文献，Word 会自动在当前位置插入一个引文标记（如
[1]）。
步骤 3：生成参考文献列表
- 将光标定位到你希望放置参考文献列表的末尾（通常是论文的结尾）。
- 在
引用选项卡中，点击书目。 - 选择你需要的格式,如
书目或尾注，Word 会自动根据你之前插入的所有引文，生成一个格式化的参考文献列表。
注意：Word 内置的 GB/T 7714-2025 格式有时不完全符合中文期刊的细微要求，可能需要手动微调。
使用专业文献管理软件（以 Zotero 为例）
Zotero 是一款免费、开源且功能强大的文献管理工具，是目前最受欢迎的选择之一，操作流程分为两部分：在 Zotero 中管理文献，和在 Word 中插入引用。
前提准备
- 安装 Zotero：从 Zotero 官网 下载并安装。
- 安装 Word 插件：安装 Zotero 时会提示你安装浏览器插件和 Word 插件，请务必完成安装。
- 选择并安装引用格式：Zotero 默认支持多种格式，如果需要更精确的样式（如某个特定期刊的格式），可以在 Zotero 的
偏好设置->引用->样式中，点击Get Additional Styles...搜索并下载。
流程：A. 在 Zotero 中添加和管理文献
- 添加文献：
- 浏览器插件：当你在 Google Scholar, PubMed, Web of Science 等学术网站浏览时，点击浏览器地址栏右侧的 Zotero 图标，它会自动识别页面上的文献信息并保存到你的 Zotero 库中。
- 手动添加：在 Zotero 中右键点击
我的库，选择新建条目，然后手动填写信息。
- 为文献添加附件：直接将 PDF 文件拖拽到相应的文献条目上，即可保存全文。
- 组织文献：使用标签、文件夹来分类管理你的文献库。
流程：B. 在 Word 中插入引用和生成列表
- 打开 Word 文档：确保你已经安装了 Zotero Word 插件，它通常会在
引用或加载项选项卡下显示为Zotero Word或Zotero工具栏。 - 选择文档类型：点击 Zotero 工具栏上的
Document Preferences(文档偏好设置)。 - 设置格式：
- 在
Citation Style(引文样式) 中，选择你需要的格式，GB/T 7714-2025。 - 在
Output Format(输出格式) 中，选择Bibliography(参考文献列表)。 - 点击
OK保存设置。
- 在
- 插入引文：
- 将光标定位到需要插入引用的位置。
- 点击 Zotero 工具栏上的
Add/Edit Citation(添加/编辑引文)。 - 在弹出的搜索框中,输入作者、标题或年份等关键词来查找你已保存的文献。
- 选中文献,按回车或点击
OK，Zotero 会自动插入引文，并在文末生成对应的参考文献列表。
- 编辑引文：
- 如果需要添加页码、或在同一处引用多篇文献，可以再次点击该引文，选择
Edit Citation进行编辑。
- 如果需要添加页码、或在同一处引用多篇文献，可以再次点击该引文，选择
- 刷新和同步：
- 每次在 Word 中进行操作后，Zotero Word 插件会自动刷新。
- 完成写作后,建议在 Zotero Word 工具栏上点击
Refresh(刷新) 或Unlink Citations(断开链接) 来锁定最终的参考文献列表，以防后续误操作导致格式错乱。
常见参考文献格式示例（GB/T 7714-2025 中文格式）
这是中国国家标准,绝大多数中文学术期刊都采用此格式。
专著（图书）
[序号] 作者. 书名[M]. 版本(第1版不著录). 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码.
示例：
[1] 刘国钧, 陈绍业, 王凤翥. 图书馆目录[M]. 北京: 高等教育出版社, 1957: 15-18.
期刊文章
[序号] 作者. 题名[J]. 刊名, 年, 卷(期): 起止页码.
示例：
[2] 何龄修. 读南明史[J]. 中国史研究, 1998, (3): 167-173.
学位论文
[序号] 作者. 题名[D]. 保存地: 保存单位, 年份.
示例：
[3] 张志祥. 间断动力系统的随机扰动及其在守恒律方程中的应用[D]. 北京: 北京大学数学学院, 1998.
论文集中的析出文献
[序号] 作者. 题名[C]// 编者. 论文集名. 出版地: 出版者, 出版年: 起止页码.
示例：
[4] 钟文发. 非线性规划在可燃毒物配置中的应用[C]// 赵玮. 运筹学的理论与应用: 中国运筹学会第五届大会论文集. 西安: 西安电子科技大学出版社, 1996: 468-471.
专利
[序号] 专利所有者. 专利题名: 专利号[P]. 公告日期或公开日期.
示例：
[5] 姜锡洲. 一种温热外敷药制备方案: 中国, 88105607.3[P]. 1989-07-26.
总结与建议
| 方法 | 优点 | 缺点 | 适用人群 |
|---|---|---|---|
| 手动输入 | 无需工具 | 极易出错，效率极低 | 不推荐 |
| Word 内置功能 | 无需额外软件，操作简单 | 功能有限，格式可能不精确，管理不便 | 临时、简单的文档，或文献数量极少的学生 |
| 专业软件 (Zotero/EndNote) | 功能强大，格式精准，高效自动化，便于管理 | 需要安装和学习 | 所有学生和研究人员，尤其是撰写毕业论文或投稿期刊的作者 |
最终建议：为了确保学术写作的规范性、高效性和准确性，强烈建议你花一点时间学习并使用 Zotero 或 EndNote 这类专业文献管理软件，这将在你整个学术生涯中为你节省大量时间和精力，并避免因格式问题带来的麻烦。
