在WPS文字处理软件中插入参考文献是撰写学术论文、报告或文章时的重要环节，规范的参考文献不仅能提升文档的专业性，还能体现作者严谨的学术态度，WPS提供了多种插入参考文献的方法，包括手动输入、使用WPS自带的“参考文献”功能、结合第三方工具（如NoteExpress、EndNote）等，以下将详细介绍不同场景下的具体操作步骤及注意事项。
手动插入参考文献（适用于少量文献）
当参考文献数量较少（如5篇以内）时，手动插入是最直接的方式，操作步骤如下：
- 准备文献信息：提前整理好参考文献的完整信息，包括作者、题目、出版物、年份、页码等，确保格式符合目标期刊或学校的要求（如GB/T 7714、APA、MLA等）。
- 插入文本标注：在正文中需要引用文献的位置，将光标定位至句末或句中合适位置，点击菜单栏“引用”选项卡，找到“插入尾注”或“插入脚注”。
- 选择“插入尾注”时，文献标注会自动出现在页面底部，适合期刊论文或学位论文；
- 选择“插入脚注”时，标注会出现在当前页底部，适合注释性较强的短文。
- 编辑文献内容：点击尾注/脚注区域，WPS会自动生成编号（如[1]、[2]），此时需手动输入对应的文献信息，[1] 张三. 论WPS在学术写作中的应用[J]. 中国科技信息, 2025(5):10-15.
- 调整格式：若需统一编号格式，可右键点击尾注编号，选择“脚注和尾注”，在弹出的对话框中设置编号格式（如阿拉伯数字、罗马数字）、起始编号等。
注意事项：手动插入时需注意编号的连续性，若删除或调整引用顺序，需手动修改所有编号，避免重复或遗漏，且文献列表需与正文标注一一对应。
使用WPS自带“参考文献”功能（推荐中量文献）
WPS文字版（特别是会员版本）内置了“参考文献”管理功能，可自动编号、生成列表，适合10-50篇文献的文档，具体操作如下：
- 启用参考文献功能：打开文档后，点击菜单栏“引用”选项卡，找到“参考文献”模块（通常位于工具栏右侧），点击“管理参考文献”或“插入参考文献”。
- 添加文献信息：在弹出的“参考文献”对话框中，选择文献类型（如期刊、专著、学位论文等），手动输入或导入文献信息，部分版本支持通过DOI、ISBN自动检索文献（需联网），但准确性需人工核对。
示例：选择“期刊[J]”，依次填写作者“张三”、题名“论WPS在学术写作中的应用”、期刊名“中国科技信息”、年份“2025”、卷期“5”、页码“10-15”。
（图片来源网络，侵删） - 插入标注：添加文献后，在对话框下方点击“插入”，WPS会自动在光标位置生成编号（如[1]），并在文档末尾生成参考文献列表。
- 更新与修改：
- 若新增文献,重复步骤2-3，WPS会自动按顺序调整编号（如原[2]变为[3]）；
- 若删除文献,右键点击对应标注，选择“删除”，列表会同步更新；
- 若需修改文献信息,点击“管理参考文献”，在列表中选中文献后点击“编辑”，修改后点击“更新列表”即可。
格式调整技巧：WPS支持多种预设格式（如国标、APA），可在“参考文献”对话框的“样式”中选择；若需自定义格式，点击“样式设置”，调整字体、缩进、悬挂缩进等参数（通常建议悬挂缩进2字符，行距1.5倍）。
结合第三方工具管理参考文献（适用于大量文献或复杂需求）
当文献数量超过50篇或需跨文档管理时,推荐使用专业文献管理工具（如NoteExpress、EndNote、Zotero），再通过WPS插件导入，以NoteExpress为例：
- 安装NoteExpress插件：在NoteExpress官网下载安装包，同时安装WPS插件（安装时需确保WPS已关闭）。
- 建立文献数据库：打开NoteExpress，新建数据库，通过“导入”功能添加文献（可从知网、万方等导出题录，或手动录入）。
- 在WPS中调用文献：打开WPS文档，点击菜单栏“NoteExpress”选项卡，选择“插入引文”，在弹出的对话框中搜索已导入的文献，点击“确定”即可插入标注。
- 生成参考文献列表：光标定位至需插入列表的位置，点击“NoteExpress”→“插入参考文献列表”，选择格式（如GB/T 7714），WPS会自动生成规范的文献列表，且与正文标注联动更新。
优势：第三方工具支持批量导入、去重、格式转换，适合撰写长篇论文或专著，但需提前学习工具操作，且部分高级功能可能需付费。
不同场景下的注意事项
- 学位论文：通常要求“尾注+参考文献列表”，需注意章节编号（如“第一章”后重新编号1），可通过WPS“分节符”实现分节后重新编号。
- 期刊投稿：需严格按照期刊要求的格式调整，如作者姓名大小写、期刊名缩写、斜体/加粗等，投稿前务必用WPS“预览”功能检查格式。
- 多人协作：若多人共同编辑文档，建议使用WPS云文档或共享参考文献数据库，避免因版本不同导致格式错乱。
常见问题解决
- 尾注编号变为上标或乱码：右键点击尾注→“脚注和尾注”→“格式”→选择“数字编号”，取消“自动编号”后手动调整字体和位置。
- 参考文献列表无法生成：检查是否启用“参考文献”功能，或确保文献信息已完整添加（如文献类型、页码等缺失可能导致无法生成）。
相关问答FAQs
Q1：WPS插入参考文献后，如何将编号从[1]改为[1-3]（连续引用多篇文献）？ 中需插入连续引用的位置，点击“引用”→“交叉引用”，在“引用类型”中选择“尾注”，在“引用内容”中选择“尾注编号（带格式）”，然后按住Ctrl键依次选中多篇文献的编号，手动输入“-”连接（如[1-3]），最后在“参考文献”列表中将对应文献信息合并为一项（如用分号隔开不同文献）。
Q2：使用WPS自带参考文献功能时，如何调整参考文献列表的字体和间距？
A：光标定位至参考文献列表区域，点击“开始”选项卡，在“字体”组中设置字体（如宋体）、字号（如五号）；调整间距时，选中列表内容，点击“段落”→“行距”，选择“1.5倍行距”，并设置“段前”“段后”间距为0行，确保与正文格式一致，若需单独修改悬挂缩进，选中列表后拖动标尺上的“悬挂缩进”滑块至2字符位置。
